Richtig Mahnen ohne den Kunden zu verärgern

Richtig Mahnen ohne den Kunden zu verärgernEs kommt immer wieder vor, dass Kunden vor lauter Hektik auch mal eine Rechnung vergessen zu bezahlen. Trotzdem ist es ärgerlich, wenn sich Kunden bewusst Zeit mit dem Bezahlen lassen. Um sich trotz des Zahlungsverzugs positiv in Erinnerung zu rufen, sollte die Zahlungserinnerung auch eine gute Gelegenheit bieten, um mit dem Kunden freundlich in Dialog zu treten. Der Unternehmer kann noch einmal fragen, ob die Ware bzw. Dienstleistung den Wünschen entsprochen hat und ob diese rechtzeitig angekommen ist. Wenn dies nicht der Fall sein sollte, kann das Unternehmen beispielsweise bei einem Telefongespräch bereits sich entschuldigen und dem Kunden eventuell entgegenkommen. So sichert der Betrieb eine positive Erinnerung beim Kunden für den nächsten Auftrag.

Leider gibt es auch notorische Spätzahler, bei denen offene Rechnungen zügig angemahnt werden sollten. Hierbei gilt immer noch die Faustregel: Innerhalb einer Woche nach Ablauf der gebotenen Zahlungsfrist sollte das Unternehmen sich beim betroffenen Kunden melden. Je früher der Kunde erinnert wird, desto früher wird in der Regel das Geld überweisen.

Guten Kunden kann man durchaus kurz anrufen und unkompliziert nachfragen, warum die Rechnung nicht beglichen wurde. Es kann ja sein, dass der zuständige Mitarbeiter der Buchhaltung krank ist oder aber ein Liquiditätsengpass vorliegt, den es eventuell gemeinsam mit einer Kompromisslösung zu klären gibt. Man kann bis dorthin zuverlässige Kunden eine Ratenzahlung anbieten.

Wenn Sie als Unternehmen die Mahnung schriftlich versenden, dann hinterlässt das Wort „Zahlungserinnerung“ positivere Gefühle als mit der eher streng wirkenden Bezeichnung “Mahnung“. Man kann im Mahntext dem Kunden mitteilen, dass man von einem Versehen ausgeht, sodass er noch sein Gesicht wahren kann.

Hilfreich für den Kunden ist eine mitgesandte Rechnungskopie sowie bei manchen Kunden auch ein Überweisungsträger, wenn nicht ausdrücklich Online-Verfahren festgehalten wurde. So spart sich der Kunde das Suchen der betreffenden Rechnung.

Bei bestimmten Voraussetzungen kann das Unternehmen sich auf die Option eines Zahlungsaufschubes oder gar einer Ratenzahlung einigen. Dies sollte aber dann schriftlich festgehalten werden.

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