Aktenordner digitalisieren

Viele Akten und andere Unterlagen müssen heute von Rechts wegen über einen Zeitraum von meistens mehreren Jahren aufgehoben werden. In Papierform bringt die Aufbewahrung dieser Dokumente verschiedene Nachteile mit sich.

Aktenordner digitalisierenNicht nur benötigt das Papier mit der Zeit Stauraum in großen Mengen, auch das Auffinden einer bestimmten Akte kann zur aufwendigen Suche werden. Vor allem in diesen beiden Punkten bringt die digitale Archivierung einige Vorteile mit sich. So sind die digitalen Akten nicht nur platzsparend archiviert, sondern auch die Suche nach einem bestimmten Dokument gestaltet sich einfacher und benutzerfreundlicher. Die hierbei gesparte Zeit kann von den Mitarbeitern produktiver genutzt werden.

Ein bestimmtes Volumen, ab dem sich eine digitale Aktenarchivierung lohnt, gibt es nicht. Moderne Scanhardware in Kombination mit einer hochwertigen und leistungsstarken OCR-Texterkennung überführt die Papierakten effizient in digitale Dokumente. Somit lassen sich ganze Aktenordner einscannen. Diese Dokumente lassen sich dann mit einfachen Mitteln in die IT-Struktur eines jeden Unternehmens einbinden und nutzen. Qualifizierte Mitarbeiter mit einem kaufmännischen Hintergrund überwachen den gesamten Scanvorgang und stellen so die Qualität des Ergebnisses sicher. Eine ständige Aus- und Weiterbildung dieser Mitarbeiter sichert diese Qualität auch zukünftig ab.

Vor dem eigentlichen Scanvorgang werden die Akten entsprechend vorbereitet. Die Dokumente werden aus den Ordern entnommen und wenn nötig von Heftklammern oder ähnlichem befreit. In der Praxis erprobte und bewährte Verfahren stellen sicher, dass alle Dokumente so verarbeitet werden können, wie sie im Unternehmen existieren. Auch Knicke, Ecken und handschriftliche Einträgen behindern die digitale Archivierung nicht. Handschriftliche Ergänzungen, welche sich auf den Rückseiten befinden, werden dem jeweiligen Dokument hinzugefügt.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der sichere Umgang mit sensiblen Daten und vertraulichen Informationen bei der Digitalisierung der Unterlagen eines Unternehmens. Um dem Sicherheitsaspekt Genüge zu tun werden die Unterlagen in gesicherten Behältern abgeholt und nach dem Scanvorgang ebenso zurück transportiert. Auf Wunsch können die Unterlagen nach der erfolgten Digitalisierung auch sicher und fachgerecht eingelagert oder vernichtet werden.

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Ein Gedanke zu “Aktenordner digitalisieren

  1. Welche Unternehmen sind denn seriöse Partner in Sachen Digitalisierung und Aktenarchivierung? Hat da jemand bereits Erfahrungen gemacht? Wie läuft sowas ab und wie sicher ist es wirklich?

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